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Perguntas Frequentes

publicado:  22/12/2017 19h58, última modificação:  27/12/2017 16h57

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1) Do que trata o Decreto 9094?

2) Como o cidadão poderá participar no processo de simplificação dos serviços públicos?

3)Você sabe o que é o Simplifique! ?

4)O que acontece se um cidadão propuser uma melhoria por meio do Simplifique! ?

5) O que se espera de melhoria no atendimento e nos serviços públicos com o Decreto 9094?

6) O Decreto 9094 pode impactar no meu trabalho?

7)Posso pedir dos cidadãos documentos que eu mesmo possa obter dos órgãos públicos, via Internet?

8)Já que o Decreto é de boa-fé, posso pedir só uma declaração de eliminar todos os documentos?

9)Quando devo dispensar a autenticação de documento?

10)Quando devo dispensar o reconhecimento de firma em um documento?

11)Se os documentos que peço estiverem previstos em Lei, Decreto ou norma interna, posso deixar de pedí-los?

12)Serei responsabilizado caso não exija um documento importante por conta do Decreto 9094?

13)Se eu pedir um documento que não posso pedir, serei responsabilizado?

14)O que acontece se um servidor descumprir o Decreto 9094?

15)Se eu não sou o responsável por definir que documentos são pedidos, o que devo fazer?

16) Meu chefe/jurídico discorda do Decreto e entende que não se aplica ao nosso serviço. O que faço?

17)Já que não podemos mais pedir do cidadão, vamos ter mais gente para ajudar no trabalho?

18) E se eu tiver mais alguma dúvida sobre o Decreto 9094 e o Simplifique!?

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1) Do que trata o Decreto 9094?

O Decreto 9094 convoca todo servidor público, seja aquele que presta o serviço público ao cidadão e empresas, seja o que consome serviços públicos, a refletir sobre a utilidade de toda a informação ou documento que é solicitado no atendimento. Caso se avalie que a utilidade daquele documento é baixa ou nula, deve ser retirado das exigências. Caso a utilidade ou importância seja relevante, deve-se avaliar se é possível obter a mesma informação de uma forma mais simples ou diretamente da fonte, sem pedir ao cidadão ou empresa aquele documento.

2) Como o cidadão poderá participar no processo de simplificação dos serviços públicos?

A partir da edição do Decreto 9094 e do Simpifique! o cidadão poderá obter a informação do porquê da exigência daquele documento. Caso não haja justificativa o procedimento deverá ser simplificado.

3)Você sabe o que é o Simplifique! ?

O Simplifique! é o meio pelo qual o cidadão e a pessoa jurídica irá propor as melhorias de procedimentos que julgar necessárias. É por meio do Simplifique!, também, que serão feitas as denúncias de descumprimento do Decreto 9094. O Simplifique! será tratado de forma célere nos órgãos, conforme procedimento que será detalhado em uma Instrução Normativa.

4)O que acontece se um cidadão propuser uma melhoria por meio do Simplifique! ?

Esta melhoria será apresentada ao gestor do serviço público para que este se manifeste sobre ela. Se ela for atendida, haverá um plano de adaptação que será acompanhado pela CGU e pelo cidadão. Se a melhoria não for atendida, a solicitação será encaminhada ao Comitê Desburocratização do órgão para avaliação. O Comitê poderá concordar com a justificativa ou discordar. Neste último caso, proporá a medida de simplificação ao titular do Ministério, por meio de um plano de adaptação que será acompanhado pela CGU e o cidadão.

5)O que se espera de melhoria no atendimento e nos serviços públicos com o Decreto 9094?

Ao diminuir o número de exigências do cidadão o tempo de atendimento no balcão tende a diminuir e o cidadão tende a ser mais bem atendido, pois as exigências para obtenção do serviço público diminuem. Isso é bom para todos.

6) O Decreto 9094 pode impactar no meu trabalho?

Se você atende, por qualquer forma, solicitações de pessoas ou empresas para fornecer algum bem, serviço ou informação, então o Decreto 9094 se aplica a você também. Se você atende servidores públicos, também, pois eles poderão sugerir melhorias ou denunciar descumprimentos por meio do Simplifique! Converse com seus colegas e com sua chefia sobre o Decreto 9094 e se adiante, refletindo e melhorando o atendimento dos seus serviços públicos.

7)Posso pedir dos cidadãos documentos que eu mesmo possa obter dos órgãos públicos, via Internet?

Não. Não pode mais. Converse com sua equipe sobre o assunto. Avalie se aquele documento é mesmo importante. Se for, organize sua equipe para obtê-lo diretamente da Internet. Se o seu atendimento for muito grande, converse com a TI do seu órgão para obtê-lo via integração de sistemas.

8)Já que o Decreto é de boa-fé, posso pedir só uma declaração de eliminar todos os documentos?

Depende. Se a exigência do documento não for prevista expressamente em Lei, sua equipe deve avaliar a importância do documento e avaliar se a Declaração tem o mesmo valor/risco do documento exigido. Muitas vezes o servidor precisa só da informação, um nome, um número, para constar no seu cadastro. Nesses casos a declaração é bem-vinda pois é um documento formal e não onera o cidadão desnecessariamente.

9)Quando devo dispensar a autenticação de documento?

A maior parte dos documentos exigidos em um atendimento visam simplesmente comprovar dados cadastrais. Nesses casos a boa-fé implica em considerar a cópia apresentada pelo cidadão como válida, não necessitando a sua autenticação. A autenticação só poderá ser exigida caso o servidor justifique, no caso concreto daquele documento, que ele possui algum defeito ou dúvida que possa indicar que ele não é autêntico. Mas essa motivação precisa ser fundamentada formalmente.

Pelos artigos 9º e 10º do Decreto 9094 o servidor deve agir assim em relação à autenticação de documentos:

-a cópia suscita alguma dúvida fundamentada em relação à sua autenticidade?
-Se não, a autenticação deve ser dispensada;
-Se sim, o servidor deve fundamentar formalmente para o usuário o porquê dessa dúvida. O usuário então poderá:
-Apresentar cópia autenticada, dispensando nova conferência com o original;
-Apresentar o original, dispensando dessa forma a autenticação na cópia;

10)Quando devo dispensar o reconhecimento de firma em um documento?

A maior parte das assinaturas em documentos visa somente obter a manifestação de vontade e concordância de quem assina. Na era digital quase nenhum documento é mais assinado à mão. Sistemas digitais já permitem requisição por certificado digital ou por login e senha, sem necessidade de documentos assinados. Nos casos em que esses documentos ainda sejam necessários, se a assinatura for feita pelo próprio requerente na presença do atendente ou se o próprio requerente leva o documento pessoalmente ao atendimento, não há dúvida quanto à intenção do usuário naquele documento. Nesses casos sempre o reconhecimento de firma deve ser dispensado.

Caso os documentos sejam enviados por Correios, ou digitalizados e enviados eletronicamente, o reconhecimento de firma só deve ser exigido caso o servidor justifique, no caso concreto daquele documento, que ele possui algum defeito ou dúvida que possa indicar que ele não é autêntico. Mas essa motivação precisa ser fundamentada formalmente.

Pelos artigos 9º e 10º do Decreto 9094 o servidor deve agir assim em relação ao reconhecimento de firma:

-a assinatura foi feita na presença do servidor ou o próprio requerente entregou o documento assinado?
-Se sim, o reconhecimento de firma deve ser dispensado;
-Se não, o servidor deve avaliar se há dúvida fundamentada na autenticidade documento, podendo ser solicitado o reconhecimento da firma ou a entrega do documento pelo próprio usuário;
-No caso das procurações aplica-se a forma jurídica de validade já definida no ordenamento jurídico, não cabendo dispensa do reconhecimento de firma nas procurações que o ordenamento assim o exige.

11)Se os documentos que peço estiverem previstos em Lei, Decreto ou norma interna, posso deixar de pedí-los?

Se o documento estiver previsto em Lei deve ser pedido. Se estiver previsto em Decreto ou outra norma infra-legal, não poderá mais ser pedido se for enquadrado nas hipóteses do Decreto 9094.

12)Serei responsabilizado caso não exija um documento importante por conta do Decreto 9094?

O Decreto não o dispensa de obter os documentos/informações importantes. Só define que se estes documentos forem fornecidos pela própria administração pública, eles deverão ser obtidos diretamente no órgão de origem, via Internet ou integração de sistemas.

13) Se eu pedir um documento que não posso pedir, serei responsabilizado?

O Decreto não tem como objetivo punir ninguém. Seu objetivo é provocar a reflexão e a simplificação dos serviços públicos. Caso você peça um documento que não deveria pedir poderá ser questionado pelo cidadão/empresa. Neste caso terá um prazo para rever seu procedimento. Caso não o faça, poderá ser responsabilizado em procedimento conduzido pela CGU.

14)O que acontece se um servidor descumprir o Decreto 9094?

Ele será questionado, por meio de uma denúncia do Simplifique! a corrigir o procedimento e adequar-se ao Decreto dentro de um prazo. Se o fizer, nada acontecerá ao servidor e a denúncia será arquivada. Se não o fizer, a CGU apurará a responsabilidade em procedimento próprio.

15)Se eu não sou o responsável por definir que documentos são pedidos, o que devo fazer?

Converse com sua chefia imediata e faça chegar ao responsável pela definição do procedimento sua preocupação com a regularidade da exigência daquele documento. O responsável pela definição do procedimento deverá saber que o Decreto 9094 exige mudanças de procedimentos, caso necessário.

16) Meu chefe/jurídico discorda do Decreto e entende que não se aplica ao nosso serviço. O que faço?

Dialogue internamente sobre o assunto. Caso tenha dúvidas, faça uma consulta formal e guarde a resposta, mantendo o procedimento adotado pelo seu órgão. Se houver algum questionamento pelo Simplifique! haverá um rito próprio para validação ou não desses procedimentos, onde essas questões serão avaliadas.

17)Já que não podemos mais pedir do cidadão, vamos ter mais gente para ajudar no trabalho?

A revisão do procedimento implica em revisão e realocação de força de trabalho, se necessário. Espera-se que processar menos documentos permita uma melhoria das condições de trabalho dos servidores na maior parte dos serviços prestados. Naqueles de grande escala, a Tecnologia da Informação deverá auxiliar os procedimentos, substituindo as pilha de papel de documentos exigidos e muitas vezes pouco checados.

18) E se eu tiver mais alguma dúvida sobre o Decreto 9094 e o Simplifique!?

Procure o ouvidor do seu órgão. Ele é o ponto focal do Simplifique! para orientações e dúvidas.