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Segep elimina uso de papel na tramitação de documentos

Secretaria é primeira unidade do Planejamento a atingir 100% da meta do Sistema Eletrônico de Informações

publicado:  01/06/2015 17h40, última modificação:  01/06/2015 17h40

A Secretaria de Gestão Pública (Segep) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) encerrou o processo de digitalização e migração de documentos de meios físicos para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Com oito mil processos no sistema, a Segep se torna a primeira secretaria a fazer a gestão documental integralmente pelo SEI.

A Segep estima reduzir em 68% os gastos com papel, em 62% os gastos com impressão, em 55% o custo com o aluguel de equipamentos de impressão, e em 100% o gasto com o material de montagem dos processos, como capas e grampos. Além da economia com estes insumos, o tempo médio da gestão de documentos e processos será reduzido em 90%.

A equipe da secretaria tem sido procurada por representantes de outras unidades do MP para relatar a experiência e o modelo de trabalho utilizado para a digitalização dos processos. Foram três meses de trabalho de digitalização e inserção no SEI de todos os processos e documentos que requeriam análise para a tomada de decisão ou que necessitassem de tramitação, além de documentos remetidos para o arquivo ou aos órgãos externos à secretaria.

Segundo a titular da Coordenação Administrativa e de Informação (Coadi), Rosângela Alves, o trabalho só foi possível graças à parceria entre os servidores da coordenação e dos departamentos. “Se fosse feito sem esse engajamento conjunto, levaríamos mais de um ano para estarmos integralmente no SEI. É uma vitória da integração da Segep”, comemorou. Ao todo, foram envolvidos 26 servidores de quatro departamentos no grupo de trabalho que tratou do tema.