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Planejamento incentiva tramitação eletrônica de documentos

publicado:  16/04/2015 15h20, última modificação:  16/04/2015 15h20

Experiências da administração pública foram relatadas em edição do Café com Debate, na Enap

A implementação do processo eletrônico na tramitação de documentos no Ministério das Comunicações (Minicom) gerou uma economia de mais de R$ 500 mil reais nos gastos com aluguel de impressoras e impressão em 2014. Já a duração média da tramitação no órgão passou de 199 para 25 dias. Esta e outras experiências da administração pública federal foram discutidas nesta quinta-feira (23) durante o Café com Debate, realizado na Escola Nacional de Administração Pública (Enap).


Foto: Ilkens Souza

A ação no Minicom é um dos projetos pilotos da implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN) na administração pública. O objetivo do projeto, gerenciado pelo Ministério do Planejamento (MP), é gerar ganhos em agilidade, produtividade, redução dos custos e satisfação do público usuário. Entretanto, para alcançar essas metas, era preciso ter um software que fosse capaz de tramitar eletronicamente os processos, e mais: deveria ser desenvolvido em plataforma livre e estar disponível para download gratuito a todas instituições públicas interessadas. É aí que entra o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), que já havia desenvolvido essa solução.

Para implantar o PEN, o MP focou na padronização do modelo de troca de documentos e processos eletrônicos. Para isso, assinou um acordo de cooperação com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações, o SEI.

De acordo com o secretário executivo do Minicom, Genildo Lins, a implementação do SEI no ministério já gerou uma mudança de cultura no órgão, pois quase 23 mil processos já foram realizados inteiramente de forma eletrônica. Além disso, outros 20 mil já foram digitalizados e já estão no sistema. "A partir de janeiro de 2015, todos os processos de tramitação do Minicom serão realizados eletronicamente, não haverá mais digitalização", disse Lins.

Atualmente, o Projeto PEN envolve mais de 40 órgãos federais, estaduais e municipais. "Já capacitamos mais de 400 servidores e as pessoas estão interessadas não somente em administrar a ferramenta, mas também a ajudar no seu desenvolvimento", afirma Miriam Chaves, diretora de programas da secretaria executiva do MP. Segundo Chaves, a economia de pessoal, equipamentos e papel deve gerar redução dos custos em cerca de R$ 1 bilhão no primeiro ano de implantação do PEN.

SEI

O sistema foi criado em 2009 para gerenciar o conhecimento institucional do TRF4 – responsável pelo Paraná, Rio Grande do Sul e Santa Catarina – de forma totalmente eletrônica, eliminando-se a tramitação de procedimentos em meio físico. Segundo Patrícia Valentina, diretora de gestão do conhecimento do TRF4, a utilização do SEI promove a inovação na gestão, gera economia e transparência administrativa e ainda promove a sustentabilidade.

"O tribunal chegou a conclusão de que a utilização do SEI é importante para outros órgãos e por isso ele é tratado como um patrimônio público", disse Valentina. O SEI será disponibilizado no Portal do Software Público Brasileiro (SPB) ainda este ano.